Ứng dụng công nghệ trong kinh doanh và đời sống nhìn từ những cửa hàng nhỏ
Ứng dụng công nghệ trong kinh doanh và đời sống là chủ đề chúng tôi được hỏi nhiều nhất mỗi khi ngồi lại tư vấn cho khách hàng mới. Phần lớn người tìm đến chúng tôi không phải chủ tập đoàn lớn. Họ là chủ shop quần áo, chủ quán cà phê, chủ xưởng in nhỏ ở nhiều tỉnh thành khác nhau. Điểm chung của họ là mong muốn đưa công nghệ vào công việc mỗi ngày, dù ngân sách không hề dư dả.
Một khách hàng từng hỏi thẳng chúng tôi rằng liệu công nghệ có thật sự cần thiết với một cửa hàng chỉ có vài nhân viên. Từ những gì đội ngũ đã chứng kiến, câu trả lời gần như luôn là có. Một phần mềm bán hàng đơn giản cũng có thể giúp chủ shop tiết kiệm vài giờ mỗi ngày. Khoảng thời gian đó dùng để chăm khách hoặc tìm sản phẩm mới sẽ hiệu quả hơn nhiều, so với việc ngồi cộng sổ tay đến khuya.
Công nghệ thay đổi cách vận hành một cửa hàng ra sao
Ngày trước, nhiều chủ doanh nghiệp quen ghi chép bằng sổ tay và tính tiền bằng máy tính cầm tay. Cách làm ấy giờ gần như biến mất ở các cửa hàng chúng tôi từng làm việc cùng. Một khách hàng kinh doanh chuỗi cửa hàng thời trang nhỏ tại Hà Nội từng gặp tình trạng thất thoát hàng hoá kéo dài. Hàng về không khớp sổ sách, cuối tháng kiểm kê mất cả buổi mà số liệu vẫn lệch.
Sau khi chuyển sang phần mềm quản lý kho, cửa hàng kết nối trực tiếp dữ liệu với hệ thống bán hàng. Mỗi lần bán một món, hệ thống tự trừ kho ngay. Việc đối chiếu cuối ngày nhanh hơn hẳn. Chủ cửa hàng không còn phải ngồi cộng tay đến tận khuya.
Chatbot, CRM và những công cụ giữ chân khách quen
Nhiều doanh nghiệp còn tích hợp thêm chatbot để trả lời khách ngoài giờ làm việc. Khách nhắn hỏi giá lúc nửa đêm vẫn nhận được phản hồi ngay, không phải chờ đến sáng hôm sau. Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn cách trí tuệ nhân tạo hỗ trợ đội kỹ thuật xử lý công việc nhanh hơn, chúng tôi có bài viết riêng về cách AI giúp tự động hoá các tác vụ lập trình trong doanh nghiệp. Đây cũng là hướng đi nhiều công ty phần mềm tại Việt Nam đang thử nghiệm.
Công cụ CRM đóng vai trò không nhỏ trong câu chuyện này. Nó lưu lại lịch sử mua hàng, sở thích và thói quen chi tiêu của từng khách. Nhờ vậy, đội sale không cần nhớ hết mọi thứ trong đầu. Thông tin đã có sẵn trên màn hình khi cần. Chúng tôi từng chứng kiến một spa nhỏ tăng tỷ lệ khách quay lại rõ rệt, chỉ nhờ gửi tin nhắn nhắc lịch tự động mỗi tuần qua phần mềm.
Thanh toán không tiền mặt và trải nghiệm khách hàng
Bên cạnh quản lý kho và chăm sóc khách, các nền tảng thanh toán không tiền mặt cũng đang âm thầm thay đổi thói quen chi tiêu mỗi ngày. Quét mã QR, chuyển khoản nhanh, ví điện tử giờ đã phổ biến cả ở thành phố lẫn các tỉnh lẻ. Với cửa hàng nhỏ, chấp nhận nhiều hình thức thanh toán giúp giữ chân khách tốt hơn hẳn so với chỉ nhận tiền mặt.
Chúng tôi hay nhắc khách hàng một điều. Đừng đợi khách hỏi mới lắp máy quẹt thẻ hay mã QR. Chủ động chuẩn bị sẵn các phương thức thanh toán phổ biến giúp cửa hàng trông chuyên nghiệp ngay từ lần đầu khách ghé. Đó là một ứng dụng công nghệ rất nhỏ, nhưng tác động đến trải nghiệm mua hàng thì không hề nhỏ.
Công nghệ trong đời sống cá nhân và gia đình
Ngoài kinh doanh, công nghệ cũng len lỏi vào cách chúng ta sống và làm việc. Đội ngũ chúng tôi làm việc từ xa khá nhiều, nên công cụ họp trực tuyến và lưu trữ đám mây gần như không thể thiếu. Lịch làm việc, tài liệu dự án, tin nhắn trao đổi đều nằm gọn trên vài ứng dụng. Mở điện thoại là thấy đủ.
Ở nhà, nhiều gia đình bắt đầu lắp thiết bị thông minh. Đèn tự bật tắt theo giờ, camera an ninh kết nối với điện thoại, khoá cửa vân tay dần thay thế chìa khoá truyền thống. Những thiết bị này không còn đắt đỏ như vài năm trước, nên ngày càng nhiều gia đình tiếp cận được.
Giáo dục và những rào cản chưa dễ vượt qua
Giáo dục cũng là lĩnh vực chịu tác động khá mạnh từ làn sóng công nghệ. Nhiều trường đã đưa bảng tương tác và phần mềm học trực tuyến vào giảng dạy hằng ngày. Tuy vậy, hạ tầng mạng ở một số nơi vẫn chưa theo kịp. Kỹ năng dùng công cụ số của giáo viên lẫn học sinh cũng chưa đồng đều. Nếu muốn xem góc nhìn cụ thể hơn, chúng tôi từng phân tích kỹ trong bài về thuận lợi và khó khăn khi đưa công nghệ vào dạy học.
Văn phòng nhỏ cũng có thể vận hành thông minh
Một văn phòng hiện đại thường có wifi ổn định phủ khắp không gian làm việc, hạn chế gián đoạn khi họp online. Phần mềm quản lý công việc dạng bảng Kanban giúp cả nhóm theo dõi tiến độ mà không cần họp liên tục. Máy in, máy chấm công và hệ thống an ninh cũng dần được kết nối vào mạng nội bộ, quản lý tập trung từ một nơi.
Chúng tôi từng tư vấn cho một công ty thiết kế nội thất chuyển từ chấm công giấy sang chấm công bằng nhận diện khuôn mặt. Ban đầu nhân viên hơi ngại, cảm giác như bị giám sát chặt hơn. Nhưng chỉ sau khoảng một tháng, mọi người quen dần và thấy tiện hơn hẳn. Không còn cảnh quên ký sổ mỗi sáng, cũng không còn tranh cãi về giờ vào ra.
Vì sao nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn ngần ngại
Chuyển đổi công nghệ không phải lúc nào cũng dễ ngay từ đầu. Chi phí ban đầu vẫn là rào cản lớn nhất với các cửa hàng nhỏ. Một phần mềm quản lý tốt hay một website bán hàng chuyên nghiệp đều cần ngân sách nhất định, và không phải chủ shop nào cũng sẵn sàng chi ngay.
Kỹ năng sử dụng của nhân viên cũng đáng bàn. Nhiều chủ doanh nghiệp mua phần mềm về nhưng nhân viên không biết dùng, và cuối cùng phần mềm nằm im. Trước khi triển khai đại trà, chúng tôi luôn khuyên khách dành thời gian đào tạo kỹ cho từng người.
Tốc độ tải trang và hiệu năng hệ thống cũng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách. Một website đẹp nhưng tải chậm vẫn khiến khách rời đi giữa chừng. Với doanh nghiệp muốn xây kênh bán hàng online, chọn đúng đơn vị thiết kế cũng quan trọng không kém phần mềm quản lý. Bạn có thể tham khảo thêm trong bài top 5 công ty thiết kế website uy tín trong nước để có thêm lựa chọn.
Cách chúng tôi đồng hành cùng khách hàng khi bắt đầu
Khi một khách hàng mới liên hệ, chúng tôi thường hỏi họ đang vướng ở khâu nào trước tiên. Có người kẹt ở quản lý kho, có người kẹt ở chăm sóc khách. Có người chỉ cần một website để bắt đầu bán online. Xác định đúng điểm nghẽn giúp tránh đầu tư dàn trải và đỡ lãng phí ngân sách.
Sau khi xác định vấn đề, chúng tôi mới đề xuất giải pháp phù hợp với quy mô thực tế. Một cửa hàng ba nhân viên chưa cần hệ thống ERP phức tạp. Họ chỉ cần phần mềm bán hàng cơ bản, tích hợp thanh toán và báo cáo doanh thu hằng ngày là đủ dùng. Chúng tôi luôn nhắc đừng vội chạy theo giải pháp quá to tát so với nhu cầu. Bắt đầu nhỏ, đo lường hiệu quả rồi mở rộng dần vẫn là cách an toàn nhất.
Đo lường hiệu quả sau khi ứng dụng công nghệ
Nhiều khách hàng hỏi làm sao biết khoản đầu tư vào công nghệ có đáng hay không. Câu hỏi này hoàn toàn hợp lý. Chúng tôi thường gợi ý khách theo dõi vài con số đơn giản trước và sau khi triển khai, thay vì chỉ dựa vào cảm nhận.
Thời gian xử lý một đơn hàng là chỉ số dễ theo dõi nhất. Nếu trước đây nhân viên mất mười phút để chốt đơn và ghi sổ, còn bây giờ chỉ mất hai đến ba phút nhờ phần mềm, đó đã là tiết kiệm đáng kể. Tỷ lệ khách quay lại mua lần hai cũng đáng theo dõi, đặc biệt với cửa hàng có dùng CRM hoặc nhắc lịch tự động. Ngoài ra, hãy để ý số lần sai sót như nhầm đơn, lệch kho hay quên lịch hẹn. Khi những con số này giảm dần, đó là dấu hiệu công nghệ đang thực sự phát huy tác dụng.
Một dự án đáng nhớ ở xưởng gỗ Bình Dương
Đây là câu chuyện chúng tôi hay kể lại cho khách mới. Một xưởng sản xuất đồ gỗ nội thất tại Bình Dương, quy mô khoảng hai mươi công nhân, trước đây quản lý đơn hàng hoàn toàn bằng file Excel gửi qua Zalo. Mỗi lần khách đổi mẫu, cả nhóm phải cập nhật nhiều bản file khác nhau, rất dễ nhầm giữa phiên bản cũ và mới.
Sau khi làm việc cùng đội ngũ chúng tôi, xưởng chuyển sang một phần mềm quản lý đơn hàng tập trung. Mọi thay đổi cập nhật ngay lập tức, ai cũng thấy phiên bản mới nhất trên cùng một hệ thống. Sai sót giảm rõ rệt chỉ sau vài tuần. Chủ xưởng vui miệng nói giờ ngủ ngon hơn hẳn, vì bớt lo nhầm đơn giữa các mẫu.
Vài điều chúng tôi muốn nhắn gửi trước khi bạn bắt đầu
Công nghệ chỉ thực sự có giá trị khi giải quyết được vấn đề thật của bạn. Đừng chọn công cụ chỉ vì thấy người khác dùng. Trước khi chọn phần mềm hay thiết bị nào, hãy liệt kê rõ mình đang gặp khó khăn ở đâu, ngân sách bao nhiêu là hợp lý, và ai sẽ là người dùng hằng ngày.
Hành trình ứng dụng công nghệ trong kinh doanh và đời sống của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau, không có công thức chung cho tất cả. Nếu bạn cần người đồng hành để tìm hướng đi phù hợp, đội ngũ chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ. Chúng tôi sẵn sàng chia sẻ cả những lần thất bại trước khi tìm ra giải pháp đúng cho khách hàng.
