Mất ổ cứng backup mới biết đám mây không phải tất cả
Khi tìm cách bảo vệ tài sản số, nhiều người bắt đầu từ việc bán két sắt điện tử phù hợp. Chúng tôi từng nghe một câu chuyện khá quen trong giới làm nghề tự do. Một bạn lập trình viên làm việc tại nhà, để ổ cứng ngoài ngay cạnh màn hình. Một buổi sáng thức dậy, ổ cứng đã biến mất cùng chiếc túi đựng laptop. Bạn ấy vốn tin rằng đã có đám mây nên yên tâm.
Khi đăng nhập tài khoản, bạn mới phát hiện phần lớn bản sao đã ngừng đồng bộ từ vài tuần trước. Đám mây giúp bạn khi máy hỏng hay rơi vỡ. Nhưng nó không tự che chắn khi tài khoản bị chiếm quyền hoặc bị khóa vô cớ. Vì vậy, một bản sao đặt ở nơi khác vẫn cần thiết. Đó cũng là lý do nhiều người tìm nơi bán két sắt điện tử uy tín cho nhà riêng hoặc văn phòng nhỏ.
Những thứ không thể làm lại
Không phải file nào cũng có giá trị như nhau. Bản gốc hợp đồng đã ký, giấy tờ pháp lý và cụm từ khôi phục ví tiền số là những thứ bạn không thể tạo lại. Mất một đoạn code thì còn viết lại được. Mất khóa phục hồi thì số tiền bên trong coi như biến mất hoàn toàn.
Khi sắp xếp dữ liệu, hãy tách riêng nhóm tài liệu không thể thay thế. Nhóm này nên được cất ở nơi có khóa, tách biệt với laptop đang làm việc hằng ngày.
Tài sản số vẫn cần phần cứng được giữ kỹ
Nhiều người nghĩ tài sản số là thứ vô hình. Thực tế, chìa khóa mở nó thường nằm trên một thiết bị rất vật lý. Ví lạnh dạng phần cứng, khóa bảo mật kiểu YubiKey hay ổ SSD mã hóa đều là những món cần được cất cẩn thận.
Chúng tôi khuyên mỗi thiết bị nên có một chỗ riêng. Đừng gom tất cả vào cùng một ngăn. Nếu kẻ trộm lấy được cả ví lạnh lẫn cụm từ khôi phục, bạn gần như không còn đường lui.
Bản in cụm từ khôi phục
Đây là cách cũ nhưng vẫn đáng tin cậy. Bạn in cụm từ khôi phục ra giấy và cất ở nơi khô ráo. Đừng chụp ảnh lưu trong điện thoại, vì ảnh rất dễ bị đồng bộ lên đám mây và lộ ra ngoài. Tờ giấy nên được giấu ở chỗ mà chỉ chính bạn biết.
Quy tắc 3-2-1 và phần hay bị quên: bản vật lý
Có lẽ bạn đã nghe về quy tắc 3-2-1 trong sao lưu dữ liệu. Ý tưởng là giữ ba bản sao, trên hai loại phương tiện khác nhau, và một bản nằm ở địa điểm khác hẳn. Nhiều người làm đúng hai phần đầu nhưng quên bản vật lý đặt ngoài nhà.
Bản đầu tiên là dữ liệu đang làm việc trên máy. Bản thứ hai là ổ ngoài hoặc thiết bị lưu trữ mạng trong nhà. Bản thứ ba là đám mây hoặc một ổ đặt ở nơi khác. Cách sắp xếp này giúp bạn không phụ thuộc vào một điểm duy nhất, dù điểm đó là máy, nhà hay tài khoản.
Ổ ngoại tuyến để trong ngăn kéo không khóa thì gần như không khác gì để ngay trên bàn. Nó cần một nơi có khóa, đủ chắc để người lạ không mở dễ dàng. Lúc này, một chiếc két nhỏ mới thực sự phát huy tác dụng. Khi cần chọn mẫu phù hợp, bạn nên so sánh thông số kỹ thuật và chính sách bảo hành trước khi quyết định.
Két điện tử hay khóa cơ cho người làm việc tại nhà?
Két điện tử có bàn phím mã số, mở nhanh và không cần mang theo chìa. Két khóa cơ dùng chìa vật lý, cấu tạo đơn giản và ít hỏng vặt hơn. Mỗi loại hợp với một thói quen khác nhau.
Nếu bạn mở két mỗi ngày, két điện tử sẽ tiện hơn nhiều. Ngược lại, nếu thường xuyên đi vắng và muốn chắc chắn không ai đoán được mã, khóa cơ kết hợp với chìa cất riêng sẽ an tâm hơn. Chúng tôi thường gợi ý người làm việc tại nhà chọn két điện tử có kèm chìa cơ dự phòng.
Pin dự phòng và chìa khẩn cấp
Két điện tử chạy bằng pin, và pin hết giữa đêm là chuyện không hiếm. Bạn nên thay pin định kỳ và luôn chuẩn bị chìa cơ đi kèm. Đừng để chìa cơ nằm cạnh két, vì như vậy chẳng khác nào để chìa ngay trước cửa.
Chọn kích thước két phù hợp với thiết bị
Trước khi mua két, hãy đo kỹ những thứ bạn định cất: laptop, ổ cứng, hộp đựng khóa phần cứng và tập giấy tờ. Nhiều mẫu quảng cáo là két nhỏ, nhưng thực tế không đựng vừa một chiếc laptop 15 inch đang kèm sạc. Đừng chỉ tin con số in trên bao bì.
Sau khi đo, hãy cộng thêm một khoảng trống để việc lấy đồ ra không bị vướng. Nhét sát mép thì vừa khó lấy vừa dễ làm xước vỏ máy khi đóng mở.
- Nhu cầu chỉ có ổ cứng và vài khóa phần cứng: két nhỏ mở bằng mã là đủ.
- Cần cất cả laptop lẫn giấy tờ: nên chọn két cỡ vừa, có khóa điện tử.
- Muốn tăng khả năng chống cháy và chống ẩm: đọc kỹ thông số kỹ thuật thay vì chỉ nhìn phần giới thiệu.
Chống ẩm cho thiết bị điện tử trong két
Nhiều người chỉ lo kẻ trộm mà quên độ ẩm. Ẩm kéo dài trong không gian kín có thể làm oxy hóa các đầu nối và khiến ổ cứng xuống cấp sau vài năm. Lỗi này không xuất hiện ngay nên rất dễ bị bỏ qua.
Bạn có thể đặt một gói hút ẩm trong két và thay định kỳ theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Việc nhỏ này giúp thiết bị giữ được độ bền lâu hơn đáng kể.
Đặt két trong căn hộ nhỏ
Không phải ai cũng có phòng làm việc riêng. Nhiều người làm nghề tự do ngồi ở góc bàn trong phòng khách. Với căn hộ nhỏ, bạn có thể đặt két dưới chân tủ hoặc gắn âm tường, miễn là vị trí đó đủ dễ mở khi cần.
Quan trọng hơn cả là đặt két ở chỗ khuất tầm nhìn của người ra vào. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, một vị trí kín đáo đôi khi còn hiệu quả hơn việc mua loại két đắt tiền.
Kiểm tra định kỳ như bảo trì hệ thống
Két và các thiết bị bên trong cũng cần được kiểm tra như khi bạn bảo trì máy chủ. Mỗi năm, bạn nên thử mở két ít nhất một lần, kiểm tra pin và đảm bảo các bản sao vẫn đọc được bình thường.
Thử mở và thay pin mỗi năm
Đừng đợi đến lúc cần gấp mới phát hiện két không mở được. Thử mở định kỳ giúp bạn quen tay và phát hiện sớm lỗi cơ khí hay pin yếu.
Đổi mã khi có người mới biết
Nếu có thêm người biết mã két, hãy đổi mã ngay. Đây là việc nhiều người bỏ qua và để mã cũ dùng suốt nhiều năm liền.
Câu hỏi thường gặp
Két nhỏ có đựng vừa laptop không?
Một số két nhỏ chỉ vừa ổ cứng và giấy tờ. Để đựng laptop từ 14 đến 16 inch, bạn cần chọn mẫu có chiều cao và chiều rộng dư đủ. Hãy đo cả laptop lẫn sạc trước khi quyết định.
Ví lạnh có cần két riêng không?
Không bắt buộc, nhưng bạn nên cất ví lạnh và cụm từ khôi phục ở hai nơi khác nhau. Nếu có két, hãy đặt ví trong một ngăn và giấy khôi phục ở ngăn khác. Như vậy, dù bị trộm, bạn cũng không mất trọn bộ.
Bao lâu nên đổi mã một lần?
Chúng tôi khuyên đổi mã mỗi năm một lần, hoặc ngay khi có thêm người được biết mã. Tuyệt đối đừng dùng ngày sinh hay số điện thoại làm mã.
Nên mua két ở đâu cho yên tâm?
Hãy chọn nơi có thông số rõ ràng, chính sách bảo hành và hướng dẫn thay pin cụ thể. Tránh mua hàng không rõ nguồn gốc, vì chất lượng khóa và thép có thể không đúng như quảng cáo.
Nếu bạn đang cân nhắc cách bảo vệ thiết bị và tài sản số, hãy đọc thêm lưu trữ đám mây và ổ cứng ngoài khác nhau thế nào để hiểu rõ hơn về từng loại. Khi cần giữ máy luôn ở trạng thái tốt trong lúc di chuyển, bạn cũng có thể tham khảo vì sao laptop sạc đầy vẫn tụt pin nhanh. Ngoài ra, nếu muốn tìm hiểu thêm về các công cụ bảo vệ dữ liệu, bạn có thể xem top 10 câu hỏi thường gặp về bảo mật.
Cuối cùng, nếu bạn cần tư vấn chọn mẫu phù hợp với laptop và ổ cứng của mình, hãy liên hệ đội ngũ của chúng tôi. Chúng tôi sẵn sàng giúp bạn đo đạc thực tế và chọn đúng loại két cho nhu cầu của mình.
